GEGEVENSBEHEER TIP 9

De afgelopen jaren zijn flinke stappen gezet in het verbeteren van het gegevensbeheer bij Hoogheemraadschap van Delfland. De belangrijkste reden om dit aan te pakken, was het niet “op orde zijn” van de eigen registratie. Het besef dat dit niet alleen lastig was maar ook grote gevolgen kon hebben, werd inmiddels breed door de organisatie onderkend. Alous Spaanderman heeft samen met haar collega’s een programma opgetuigd om het gegevensbeheer aan te pakken. KYL heeft hierbij in de opstartfase ondersteuning geleverd.
Het doel van het goed organiseren van dat gegevensbeheer is om “op het juiste moment de juiste gegevens beschikbaar te hebben”. Door zowel de behoefte vanuit de eigen organisatie, maar ook zeker de noodzaak van het leveren van betrouwbare gegevens aan externe partijen en burgers, staat het organiseren van gegevensbeheer bij veel waterschappen inmiddels op de agenda. Om kennis en ervaringen te delen, hebben we hieronder de Gegevensbeheer Tip 9 samengesteld. Deze zijn niet alleen gebaseerd op ervaringen uit het project bij Delfland maar ook vanuit andere projecten.

Tip 1     Werk vanuit een visie
Dit geldt voor ieder project of programma, maar is zeker ook voor het verbeteren van het gegevensbeheer van groot belang. De discussie om samen tot een visie te komen verbindt mensen en zorgt ervoor dat inzichten en kennis gedeeld worden. Daarnaast ontstaat er ook draagvlak door samen een einddoel te formuleren. Belangrijk is dat er aan de visie ook concrete doelen worden gekoppeld met een realistische planning en dat er van tijd tot tijd gekeken wordt “of we nog op koers liggen”.

Tip 2     Gebruik de DAMO’s voor het vaststellen van de “minimale set”
De gegevensbehoefte kan binnen een organisatie behoorlijk complex zijn. Verschillende processen vragen om verschillende gegevens. Hierbij gaat het niet alleen om wat er op dat moment nodig is, maar ook in de toekomst. Met nieuwe of wijzigende wet en regelgeving verandert deze gegevensbehoefte. Met het verbeteren van het gegevensbeheer wil je hier in een vroeg stadium al rekening mee houden.
Daarnaast spelen ook persoonlijke eigenschappen van mensen en organisaties een belangrijke rol. Voor hetzelfde proces kan de ene persoon met een bepaalde gegevensset prima uit de voeten, terwijl een ander voor hetzelfde proces een veel gedetailleerdere gegevensset nodig heeft.
De DAMO gegevensmodellen kunnen goed helpen bij het opstellen en vaststellen van de “minimale set” binnen het waterschap. Het geeft een prima vertrekpunt voor de discussie. Hoewel we een voorschot hebben genomen op DAMO Waterveiligheid (die was nog niet beschikbaar) hebben de “DAMO’s” ook bij Delfland hun nut bewezen en is per aandachtsveld in een workshopsessie, de “minimale set” bepaald.

Tip 3     Bepaal de ambitie met een volwassenheidsmodel
Om structuur in discussies te krijgen helpt het om modellen te gebruiken. Ook voor gegevensbeheer zijn er modellen beschikbaar die de volwassenheid van een organisatie met betrekking tot gegevensbeheer goed weer kunnen geven. Door zowel de huidige volwassenheid als de ambitie voor de middellange termijn samen te bepalen, wordt richting gegeven en wordt er ondertussen al gewerkt aan het formuleren van een eenduidige en concrete visie.

Tip 4     Richt een gegevensloket in
Bij veel waterschappen worden er nog aanzienlijke hoeveelheden gegevens ingewonnen. In vele gevallen wordt dit vanuit de functionele afdelingen georganiseerd. Niet altijd worden hierbij de waterschapsbrede afspraken, voor zover die er al zijn, nagekomen. De noodzaak om snel gegevens beschikbaar te hebben, krijgt vaak prioriteit boven het leveren in afgesproken format, controleslagen, koppelen met andere inwintrajecten, etc.. Het inrichten van een zogenaamd “gegevensloket” kan hierbij een grote bijdrage leveren.
Naast het afstemmen van inwinwerkzaamheden is het in dit virtuele loket ook mogelijk om kaarten en bestanden te downloaden en mutaties te melden. Ook zijn er hier richtlijnen te vinden t.a.v. het gegevensgebruik: waar kun je welke gegevens vinden, wat doe je als bepaalde gegevens er niet zijn, welke disclaimers zijn er nodig, etc.. Ook bevat het loket altijd de laatste versie van het gegevenswoordenboek van het waterschap.

Tip 5     Duidelijkheid in rollen, taken en verantwoordelijkheden
Het lijkt voor de hand liggend, maar nog te vaak gaan er projecten mis door onduidelijkheid in rollen, taken en verantwoordelijkheden. Omdat het beheer van gegevens minder tastbaar is en daardoor vaak moeilijker te grijpen is dan bijvoorbeeld het aanleggen van een natuurlijkvriendelijke oever, is het des te belangrijker om de rollen, taken en verantwoordelijkheden duidelijk te beleggen. Hierbij horen ook het inrichten van overlegstructuren.

Tip 6     Ontwikkel monitor, stuur- en rapportage-instrumenten
Naast het ontwikkelen van een gezamenlijke visie en een plan hoe die gerealiseerd gaat worden, is het belangrijk om ook de voortgang te monitoren. Hierdoor wordt niet alleen duidelijk of er nog op koers wordt gelegen, met de mogelijkheid om bij te sturen, maar wordt ook het belang aangeven dat aan gegevensbeheer gesteld wordt. Weinig monitoren en rapporteren betekent weinig sturingsmogelijkheden maar betekent in de regel ook minder betrokkenheid van management en directie. Ook de mogelijkheid om te escaleren indien er fors afgeweken wordt, is dan slechts beperkt mogelijk.

Tip 7     Betrek management en directie
Zoals bij Tip 6 ook al wordt genoemd is het betrekken van management en directie bij het goed inrichten van gegevensbeheer uitermate belangrijk. Het is een randvoorwaarde voor het behalen van succes, dus zorg voor onvoorwaardelijke steun voor jouw plannen. De organisatie gaat veranderen, werkwijzen gaan op de kop, mensen moeten wellicht andere taken gaan uitvoeren; hulp van management en directie is noodzakelijk om dit in goede banen te leiden en ook als het lastig wordt, de uitgezette lijn te blijven volgen. Vooral het loslaten van bestaande werkwijzen en ingesleten patronen kost vaak tijd en kan lastig zijn.

Tip 8     Sluit aan bij Wet- en Regelgeving
Het belang van een goed gegevensbeheer wordt meestal door iedereen onderkend. De noodzaak om het beter te organiseren is vaak een lastiger verhaal. Het uitwerken van een globale businesscase helpt hier zeker bij. Ook de ontwikkeling van het bewustzijnsproces is hierbij belangrijk. Het aanhaken op wet- en regelgeving is vaak een belangrijk argument om gegevensbeheer beter te gaan organiseren. En gelukkig zijn er de komende jaren genoeg haakjes te vinden zoals de Zorgplicht Waterkeringen, BGT, BRO, Omgevingswet, OpenData-ambities etc..

Tip 9     Op de zeepkist
De laatste maar misschien wel de meest belangrijke tip is het vertellen van het verhaal binnen de organisatie. Gegevensbeheer op zich is geen “rocket science”. Het gaat echter wel om moeilijk tastbare gegevens, mensen, structuren, afspraken, etc.. Dit alles maakt het vaak tot een uitdagend traject. Belangrijk is dat er een ambassadeur binnen de organisatie is die het verhaal keer op keer duidelijk vertelt. Die de belangrijkste nieuwtjes weet te melden maar die ook de persoon is waar medewerkers hun twijfels kunnen uiten en die ondanks dat, toch de vaart erin weet te houden.